Achter De Schermen: Startdag bij Marca Appoldro
Leestijd: 8 min
De startdag van Scouting Marca Appoldro is een bijzondere gebeurtenis. Maar deze dag, de aftrap van het nieuwe Scoutingseizoen, komt niet zomaar uit de lucht vallen. Achter de schermen wordt er maanden van tevoren al hard gewerkt door een aantal vrijwilligers om deze dag mogelijk te maken. Dit jaar was extra speciaal, omdat er een zelfbedacht toneelstuk werd opgevoerd. We spraken met één van de organisatoren van de startdag en kregen een kijkje achter de schermen van deze bijzondere dag.
De Voorbereidingen: Van Idee naar Uitvoering
Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van zo’n startdag?
“Dat is behoorlijk veel,” vertelt één van de organisatoren lachend. “Hoewel het natuurlijk maar één dag is, moeten er vooraf heel wat zaken geregeld worden. Van uitnodigingen sturen tot het coördineren van de inkopen. Sinds twee jaar werken we met een thema, wat de startdag een mooie eenheid geeft. Maar dat brengt ook meteen een uitdagingen mee, want alles moet dan zoveel mogelijk passen binnen dat thema, van de 1e uitnodiging tot de aankleding en de spellen op de dag zelf.”
Hoe lang van tevoren beginnen jullie met de voorbereidingen?
“Eigenlijk beginnen we al te denken aan de volgende startdag zodra de huidige is afgelopen, haha. Maar echt serieus zijn we er mee bezig vanaf het einde van het seizoen. Gedurende de zomervakantie hebben we wekelijkse (online) vergaderingen om taken te verdelen en de voortgang te bespreken. De laatste weken voor de startdag zijn het drukst, dan leggen we de laatste hand aan het draaiboek en zorgen we vast dat er een hoop klaarstaat in onze blokhut, van spelmaterialen tot aankleding.”
Welke uitdagingen kwamen jullie tegen tijdens de voorbereidingen?
“We hebben het draaiboek van vorig jaar als basis gebruikt, maar door het nieuwe thema ontstonden er nieuwe uitdagingen. Zo hadden we een tof idee bedacht voor het overvliegen, dat zou tussen het publiek plaatsvinden, maar helaas hadden we hiervoor uiteindelijk niet alle middelen om dit plan te realiseren. Met wat creativiteit hebben we een alternatieve oplossing gevonden, die net zo tof was. Een ander groot obstakel was het toneelstuk. Dit hadden we nog nooit eerder gedaan. We moesten microfoons regelen, mensen vinden die wilden meespelen en repetitiemomenten plannen. Maar uiteindelijk is alles goed gekomen door samen te werken en creatieve oplossingen te bedenken, we hebben het script bijvoorbeeld zo geschreven dat er maar vier rollen met tekst waren, omdat we maar vier microfoons konden regelen.”
De Dag Zelf: Voorbereiden en Improviseren
Wat vinden jullie het leukste aan het organiseren van de startdag?
“De dag zelf, absoluut! Dan zie je alles waar je wekenlang aan hebt gewerkt samenkomen. Als je dan ouders, leden en vrijwilligers met een glimlach ziet rondlopen, weet je waar je het voor doet. Die blije gezichten maken alles meer dan de moeite waard.”
Hoe zorgen jullie ervoor dat alles op de dag zelf soepel verloopt?
“Goede voorbereiding is het halve werk. We proberen alles zo goed mogelijk te plannen, vaak zelfs met een plan B. We starten de dag met een briefing voor alle vrijwilligers, zodat iedereen weet wat zijn of haar taak is. Maar uiteraard is niet alles te plannen, zoals toen de BBQ’s voor onze vrijwilligers BBQ (die dezelfde avond plaatsvond) plots werden bezorgd op het drukste moment van de dag. Terwijl ik me omkleedde voor het toneelstuk, stond ik ineens dozen met hamburgers te sjouwen. Dat zijn van die momenten waar je later om kunt lachen.”
Het Toneelstuk: Een Nieuw Avontuur
Dit jaar voerden jullie voor het eerst een zelfgemaakt toneelstuk op. Hoe kwam dat idee tot stand?
“Vorig jaar hebben we de dag aan elkaar gepraat, maar ik dacht dat het leuker kon. Tijdens de Regionale Scouting Wedstrijden (RSW) zagen we hoe toneelstukjes een kamp tot een geheel maken. Dat bracht ons op het idee om dat ook te doen voor onze startdag. Het thema ‘Hakuna Matata’ maakte het helemaal af. We gebruikten de personages uit de Lion King om ons eigen verhaal te vertellen.”
Hoe hebben jullie het verhaal en script bedacht?
“We begonnen met de grote lijnen: wat is het probleem, hoe lossen we dat op, en hoe komt alles weer goed? Dat is al een uitdaging op zich, maar daarnaast moesten we er ook voor zorgen dat vaste onderdelen van de startdag, zoals het overvliegen, in het verhaal pasten. Na veel brainstormen hadden we een grappig en passend verhaal (al zeggen we het zelf). Het schrijven van het script was een tijdrovende klus, maar het was de moeite waard.”
Wat was de grootste uitdaging tijdens het uitvoeren van het toneelstuk?
“Het script schrijven is één ding, maar dan moet het ook uitgevoerd worden. Gelukkig konden we snel genoeg mensen vinden om mee te spelen en waren de repetities heel gezellig. Zolang niemand ziek werd en het weer mee zou zitten wisten we dat het goed zou komen. En dat ging beide gelukkig helemaal goed!”
Wat vonden jullie het leukste aan het bedenken en uitvoeren van het toneelstuk?
“Het samen repeteren was echt geweldig! We zijn natuurlijk allemaal geen professionele acteurs, maar het onderlinge vertrouwen en het op elkaar inspelen, hadden we snel onder de knie. Dit zorgde ervoor dat de repetities niet alleen leerzaam waren, maar ook ontzettend gezellig. Naarmate we vaker oefenden, verliep het toneelstuk steeds vloeiender. Daarnaast was het uitzoeken en maken van de kostuums een leuke uitdaging. Omdat we een scoutinggroep zijn, hebben we geprobeerd dit zo ‘low-budget’ mogelijk te doen. Dankzij wat goedkope webshops en een flinke dosis creativiteit waren we uiteindelijk heel tevreden met het eindresultaat.”
Het Effect: Blije Gezichten en Positieve Reacties
Hoe reageren de kinderen en ouders op de startdag?
“Het doel van de startdag is om een sterkere band te creëren tussen onze vrijwilligers, leden en ouders. Het is ook een kans om iedereen een inkijkje te geven bij Scouting, van ouders en verzorgers tot de broertjes en zusjes van onze leden. We kregen veel positieve reacties en complimentjes, dat is natuurlijk heel tof.”
Wat hopen jullie dat de leden en hun ouders meenemen van deze dag?
“Ons belangrijkste doel is dat iedereen met een glimlach naar huis gaat, een toffe dag heeft gehad en klaar is voor een nieuw scoutingseizoen vol avontuur. Maar dit jaar zat in ons toneelstuk ook een belangrijke boodschap verwerkt: maak vrienden, geen vijanden, iets wat actueler is dan ooit in onze huidige samenleving en iets wat we zo belangrijk vinden bij Scouting. Door samen te werken kom je zoveel verder, echt waar!
Zijn er specifieke momenten die jullie altijd zullen herinneren?
“Zeker! Voor mij was het toneelstuk een hoogtepunt. Het was geweldig om dat samen te doen met vrijwilligers en leden. Maar wat ik vooral mooi vind, is dat we dit met elkaar doen, als vereniging samen. Dat maakt me trots op iedereen die hieraan meehelpt tijdens zo’n dag.”
De Toekomst: Vooruitkijken naar Volgend Jaar
Als jullie iets anders zouden doen voor de volgende startdag, wat zou dat zijn?
“De basis blijft elk jaar redelijk hetzelfde, maar we proberen altijd iets unieks te bedenken. Vorig jaar hadden we een grote rode knop en confetti voor de opening, dit jaar het toneelstuk. Het thema verandert elk jaar, dus dat biedt steeds weer nieuwe kansen, mogelijkheden en uitdagingen.”
Hoe voelt het als de startdag voorbij is en succesvol is verlopen?
“Het geeft rust, haha! Je werkt er wekenlang intensief aan en staat in de ochtend soms op met de vraag ‘Hebben we daar al aan gedacht?’ Of zijn we dit niet vergeten?’ Dus als het dan voorbij is, voelt dat ook wel een beetje gek. Maar al snel vullen we dat ‘gat’ weer met nieuwe plannen, zoals het organiseren van bijvoorbeeld een kamp of andere gezamenlijke activiteit. En voor je het weet, zijn we alweer bezig met de volgende startdag!”
Conclusie: Een Dag om Trots op te Zijn
De startdag van Scouting Marca Appoldro is een geweldige activiteit dat maanden van voorbereiding vergt. Dankzij de inzet en creativiteit van de vrijwilligers werd het ook dit jaar weer een onvergetelijke dag voor leden, ouders en vrijwilligers. Het toneelstuk, het thema en de vele spellen zorgden voor een dag vol plezier en avontuur. “Het allerbelangrijkste aan het organiseren van zo’n dag is dat je er op de dag zelf ook van kan genieten en ik kan alleen maar zeggen dat wij dat, met dank aan iedereen, ontzettend hebben gedaan!”
Tot de volgende!
Teamleider Scouts en PR